Le challenge

Voici un exemple qui illustre la façon dont RS a travaillé avec une entreprise pour améliorer son processus d'approvisionnement indirect, un des premiers constructeurs automobiles de la planète. Ce groupe, qui comptait RS parmi ses fournisseurs-clés de produits MRO, passait de grands volumes de commandes de faible valeur transactionnelle, et ce, à partir de plusieurs départements dans l'entreprise. Chaque commande passée devait suivre une procédure de réquisition manuelle et être saisie manuellement dans le système ERP (Enterprise Resource Planning, planification des ressources de l'entreprise) local.

Cela doublait le travail du service des achats et, résultat des courses, les temps de traitement (et les coûts y associés) de chaque commande étaient élevés, car il fallait pour chaque commande passée en dehors du système d'approvisionnement en ligne de l'entreprise créer un bon de commande interne et l'ajouter dans le système. Or, compte tenu du nombre de transactions impliquées dans une entreprise de cette taille, cela augmentait de manière importante la charge de travail des équipes des achats.

Dans ce cas, réduire les coûts des processus au lieu de se concentrer uniquement sur le prix d'achat peut être plus qu'intéressant financièrement parlant.

Sans compter que ce client voulait avoir une idée plus claire de ses dépenses indirectes auprès des fournisseurs-clés chez qui il s'approvisionnait régulièrement afin de mieux identifier les possibilités d'économies de coûts et de gains d'efficacité. Dans cette optique, l'entreprise vouait intégrer ces systèmes dans son système d'approvisionnement en ligne.

La solution

RS a été choisi par ce constructeur automobile pour faire partie d'une première sélection de fournisseurs à intégrer. Cela s'expliquait d'une part par l'étendue de la gamme de produits de RS, qui permet de couvrir toutes les catégories de produits dont le client peut avoir besoin et, d'autre part, par l'expérience technique de RS dans le domaine des implémentations d'e-procurement.

Pour minimiser la gêne pour les ingénieurs et maintenir l'accès aux produits, aux données techniques, aux images et à la disponibilité des stocks, une fonctionnalité appelée PunchOut a été utilisée. Elle assure une connexion sécurisée avec le site Web de RS depuis le module d'e-procurement du client. En utilisant PunchOut, les utilisateurs finals de notre constructeur automobile peuvent créer un bon de commande (PO) dans leur propre système, accéder au site Web de RS et remplir un panier de produits, qui est ensuite ramené dans le système du client. À la réception des détails du panier, ces derniers sont automatiquement insérés dans le bon de commande avec toutes les informations dont le client a besoin, le bon étant alors prêt à être envoyé (via des autorisations internes) directement à RS pour son traitement.

Le résultat

Ce nouveau processus simplifié a considérablement réduit le temps de traitement des commandes passées, tout en maintenant l'autonomie des utilisateurs finals qui peuvent effectuer eux-mêmes les achats. L'équipe des achats et les utilisateurs finals gagnent ainsi tous un temps précieux qu'ils peuvent consacrer à des activités génératrices de valeur dans le cadre de leurs fonctions.

Le total des coûts accessoires du process a été réduit de 261 000 à 165 812 dollars, soit une économie d'un peu plus de 95 000 dollars. Cela a été rendu possible par une réduction du temps de traitement des commandes, qui est passé d'une moyenne de 89 minutes à tout juste 56 minutes. Plus précisément, 7 minutes à peine pour créer une commande (moitié moins qu'avec le processus papier précédent), 6 minutes pour qu'elle soit autorisée (là encore moitié moins qu'avant) et 11 minutes de moins supplémentaire par rapport au processus antérieur puisqu'il n'est plus nécessaire de confirmer le prix/la disponibilité des produits vu que ces informations sont accessibles instantanément. Sans compter qu'il n'est plus nécessaire de régler séparément des factures individuelles chaque mois, puisque RS n'émet qu'une facture récapitulative mensuelle.

De plus, utiliser un système intégré donne au client plus de visibilité sur ses dépenses directes. Toutes les données de milliers d'achat étant rassemblées sur un unique système, il est maintenant possible d'analyser ces informations pour aider le client à suivre ses performances et à améliorer à l'avenir sa stratégie d'approvisionnement indirect.

L'intégration a été effectuée conjointement par des techniciens experts des deux entreprises, et le processus a été supervisé du début à la fin par un spécialiste e-commerce dédié de RS.

Compte tenu du grand nombre de variables impliquées dans la configuration, les équipes ont cartographié le processus actuel du client pour vérifier que le nouveau processus s'y rapproche le plus possible pour atteindre le résultat désiré et assurer que toutes les données d'approvisionnement requises soient capturées dans un unique système. Après des essais rigoureux, le système finalisé a été mis en service et RS a continué à surveiller la connexion durant le premier mois avant la conclusion du projet, qui a entériné la réussite de l'intégration.

Enfin, les données du système d'e-procurement peuvent être utilisées par le client pour mieux contrôler ses stocks. Sachant exactement ce que l'entreprise achète permet de créer un profil de stocks sur la base de la consommation réelle. Cela signifie que le client n'a besoin de garder en stock que ce qu'il utilise réellement (en particulier pour faire face à des interventions d'entretien non planifiées) et pourra commander, quand il en aura besoin, les articles coûteux qu'il n'utilise pas régulièrement en profitant du choix d'options de livraison de RS.