Le challenge
Voici un exemple qui illustre la façon dont RS a travaillé avec une entreprise pour améliorer son processus d'approvisionnement indirect, un des premiers constructeurs automobiles de la planète. Ce groupe, qui comptait RS parmi ses fournisseurs-clés de produits MRO, passait de grands volumes de commandes de faible valeur transactionnelle, et ce, à partir de plusieurs départements dans l'entreprise. Chaque commande passée devait suivre une procédure de réquisition manuelle et être saisie manuellement dans le système ERP (Enterprise Resource Planning, planification des ressources de l'entreprise) local.
Cela doublait le travail du service des achats et, résultat des courses, les temps de traitement (et les coûts y associés) de chaque commande étaient élevés, car il fallait pour chaque commande passée en dehors du système d'approvisionnement en ligne de l'entreprise créer un bon de commande interne et l'ajouter dans le système. Or, compte tenu du nombre de transactions impliquées dans une entreprise de cette taille, cela augmentait de manière importante la charge de travail des équipes des achats.
Dans ce cas, réduire les coûts des processus au lieu de se concentrer uniquement sur le prix d'achat peut être plus qu'intéressant financièrement parlant.
Sans compter que ce client voulait avoir une idée plus claire de ses dépenses indirectes auprès des fournisseurs-clés chez qui il s'approvisionnait régulièrement afin de mieux identifier les possibilités d'économies de coûts et de gains d'efficacité. Dans cette optique, l'entreprise vouait intégrer ces systèmes dans son système d'approvisionnement en ligne.
La solution
RS a été choisi par ce constructeur automobile pour faire partie d'une première sélection de fournisseurs à intégrer. Cela s'expliquait d'une part par l'étendue de la gamme de produits de RS, qui permet de couvrir toutes les catégories de produits dont le client peut avoir besoin et, d'autre part, par l'expérience technique de RS dans le domaine des implémentations d'e-procurement.
Pour minimiser la gêne pour les ingénieurs et maintenir l'accès aux produits, aux données techniques, aux images et à la disponibilité des stocks, une fonctionnalité appelée PunchOut a été utilisée. Elle assure une connexion sécurisée avec le site Web de RS depuis le module d'e-procurement du client. En utilisant PunchOut, les utilisateurs finals de notre constructeur automobile peuvent créer un bon de commande (PO) dans leur propre système, accéder au site Web de RS et remplir un panier de produits, qui est ensuite ramené dans le système du client. À la réception des détails du panier, ces derniers sont automatiquement insérés dans le bon de commande avec toutes les informations dont le client a besoin, le bon étant alors prêt à être envoyé (via des autorisations internes) directement à RS pour son traitement.