Réduire les coûts MRO d’un géant de la confiserie

Pour illustrer la manière dont RS a pu aider un client à mieux maîtriser ses coûts de production, citons notre collaboration avec un fabricant de confiseries bien connu, leader du marché dans sa catégorie, et dont le chiffre d’affaires dépasse les 100 millions de livres sterling. RS travaille avec cette entreprise depuis plusieurs années et lui fournit une grande variété de produits. Il s’agit notamment de produits électriques et d’automatisation, d'EPI, d'outils et d'équipements d’essai, qui sont utilisés par les ingénieurs de maintenance pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.

Le fabricant de confiseries, qui est une entreprise de grande taille, avait un plan à long terme pour simplifier son processus d’achat, qui incluait l’examen de toutes les dépenses indirectes. Le service des achats avait pour mission de limiter les formalités administratives et bureaucratiques liées au processus d’achat, afin que celui-ci soit plus rapide et nécessite moins d’interventions de la part des multiples parties prenantes de l’entreprise.

En règle générale, le client passait beaucoup de temps à rechercher des fournisseurs qui proposaient les produits dont il avait besoin, puis à comparer les devis, à établir des bons de commande avec une équipe financière et à prendre des dispositions pour que la livraison soit effectuée dans un délai qui n’ait pas d’incidence sur les activités quotidiennes de l’entreprise.

La première étape consistait à cartographier le processus actuel d’approvisionnement jusqu’au paiement de l’entreprise. L’équipe de spécialistes du commerce électronique de RS et les principales parties prenantes du client se sont attelées à la tâche, puis, à l’aide d’un calculateur de coûts de processus (produit en collaboration avec le Chartered Institute of Procurement & Supply), il a été possible de calculer le temps nécessaire à chaque étape du processus afin de déterminer le coût total pour l’entreprise de chaque commande qu’elle a passée.

Cette démarche a permis de constater que chaque commande passée prenait 88 minutes et coûtait 86 euros par commande. Rien que pour RS, la société passait plus de 200 commandes par an, un nombre similaire de commandes étant passées auprès de plusieurs autres fournisseurs.

RS a constaté que le moyen le plus simple de résoudre de nombreux problèmes (et de réduire les coûts supplémentaires) était de proposer PurchasingManager™ au client.

PurchasingManager™ est un système de gestion des commandes en ligne utilisé parallèlement au site Internet de RS. Les acheteurs peuvent créer des structures de compte au sein de leur organisation, attribuer des contrôles de dépenses, des centres de coûts et des limites d’approbation pour faciliter la gestion de tous les achats en ligne de RS.

Le système permet à l’utilisateur final, généralement un ingénieur, de se rendre sur le site Internet de RS, de choisir le produit dont il a besoin, de le commander et de voir quand la livraison sera effectuée. En coulisses, une demande de confirmation est envoyée à un collègue expérimenté qui peut rapidement approuver le coût pour que la commande soit traitée.

PurchasingManager™ a résolu le problème du processus d’autorisation et est devenu la seule autorisation requise pour approuver une commande de RS. Dès qu’une commande est approuvée, elle est envoyée directement à RS sans que l'équipe des achats ne doive intervenir. Le fabricant de confiseries utilise désormais une seule commande globale mensuelle plutôt que des commandes individuelles, ce qui signifie que le seul traitement des commandes a lieu à la fin du mois.

Le client dispose désormais d’un processus simplifié avec des usagers responsabilisés, ce qui a considérablement réduit les coûts de traitement, permettant à toutes les fonctions impliquées dans le processus d’achat indirect de se concentrer sur des activités à valeur ajoutée dans leurs rôles respectifs.

Le client est passé d’un coût moyen par commande de 86 euros avant l’introduction de PurchasingManager™ à 54 euros aujourd’hui. Le nombre de commandes a également augmenté, passant à 1 089 par an, en raison de la consolidation d’un plus grand nombre de commandes auprès de RS, ce qui a permis de réduire le nombre de fournisseurs. Sur la base du nouveau coût par commande, cela équivaut à une économie annuelle de 35 562 euros par rapport à l’ancien processus.

L’ensemble du processus d’achat a été considérablement accéléré, davantage de travailleurs commandent auprès de fournisseurs de confiance (plutôt que d’utiliser des achats locaux ou en ligne), ce qui améliore le respect des contrats. Les pièces sont livrées avec succès lorsque les ingénieurs en ont besoin, se traduisant ainsi par une réduction considérable des temps d’arrêt.

Ainsi, le client est passé d’un processus inefficace et coûteux, caractérisé par une duplication excessive des tâches et un manque de clarté, à un processus hautement efficace, caractérisé par une réelle transparence tout au long du processus d’achat et de paiement.